ساختار یک نامه اداری به طور معمول شامل قسمت‌های زیر است:

• سربرگ: شامل نام سازمان، آدرس، شماره تلفن، نمابر و سایر اطلاعات تماس.
• تاریخ: تاریخ نگارش نامه.
• شماره نامه: برای ردیابی و بایگانی نامه.
• گیرنده: نام و سمت فرد یا سازمان دریافت‌کننده نامه.
• موضوع: خلاصه‌ای کوتاه و دقیق از محتوای نامه.
• متن نامه: شامل سلام و احترام، بیان موضوع اصلی، ذکر دلایل، درخواست‌ها یا اطلاعات مورد نیاز و در نهایت تشکر و قدردانی.
• پیوست: در صورت وجود هرگونه سند یا مدرکی به همراه نامه.
• امضا: امضای فرد فرستنده همراه با نام و سمت وی.

• رسمی بودن: استفاده از زبان رسمی و محترمانه.
• روشن و مختصر بودن: بیان موضوع به صورت دقیق و خلاصه.
• سازماندهی مناسب: تقسیم بندی متن به پاراگراف‌های کوتاه و مرتبط.
• استفاده از عبارات مناسب: اجتناب از استفاده از عبارات عامیانه و محاوره‌ای.
• دقت در نگارش: ویرایش دقیق نامه قبل از ارسال.

نامه اداری و نامه شخصی از نظر هدف، ساختار و زبان تفاوت دارند. نامه اداری برای ارتباط رسمی و اداری استفاده می‌شود و هدف آن انتقال اطلاعات، درخواست‌ها یا تصمیمات رسمی است. در حالی که نامه شخصی برای ارتباط غیررسمی با دوستان یا آشنایان استفاده می‌شود و هدف آن بیان احساسات، تبریک یا تسلیت است.

نامه‌های اداری انواع مختلفی دارند که برخی از آن‌ها عبارتند از:

• نامه درخواست: برای درخواست اطلاعات، خدمات یا کالا.
• نامه اطلاعیه: برای اطلاع رسانی در مورد یک موضوع خاص.
• نامه تاییدیه: برای تایید دریافت یک نامه یا درخواست.
• نامه تشکر: برای ابراز تشکر از دریافت خدمات یا کمک.
• نامه شکایت: برای بیان نارضایتی از یک محصول یا خدمت.